Vendo quando as Pessoas Estão Disponíveis para Reuniões

Ao planejar uma reunião, é possível verificar quando os convidados estão disponíveis.

Sobre Esta Tarefa

A disponibilidade dos convidados para reuniões se baseia em seus planejamentos de horário livre e nas entradas em seus calendários. Com o widget de planejador dinâmico, você pode arrastar e soltar facilmente para selecionar um horário de reunião que acomode planejamentos de participantes. Os horários que funcionam para todos os participantes da reunião são mostrados por data no painel Horários Recomendados no planejador e por vistos nas colunas de grade de tempo.

O planejador dinâmico também permite planejar uma reunião em sua caixa de entrada durante a leitura de emails. Clique com o botão direito do mouse em qualquer documento e clique em Localizar Horário Disponível para abrir o novo planejador. Selecione o horário da reunião e clique em Criar Reunião para planejar o evento.

Procedimento

Ao planejar uma reunião ou anúncio de evento, inclua convidados e reserve salas ou recursos.
Clique em Localizar Horário Disponível próximo aos campos Inicia e Termina da reunião.
Para selecionar um horário de reunião:
- Selecione um horário no painel Horários Recomendados ou
- Clique na barra de tempo e arraste-a para o intervalo de tempo desejado. Se a barra de tempo for verde, todos os convidados estão disponíveis durante o tempo destacado. Se a barra de tempo for rosa, apenas alguns convidados estão disponíveis durante o tempo destacado. Se a barra de tempo for cinza, não há nenhuma informação de "horário livre" disponível para ninguém. Você também pode arrastar a barra em um limite de dia para expandir automaticamente a grade de horários para o modo 24 horas.
  Nota: Esses convidados cujo tempo livre não está disponível ou está restrito são considerados disponíveis ao calcular quem pode participar da reunião que está sendo planejada.
  
  Nota: O prazo padrão para horários da reunião recomendado é de quatro dias. Se os horários da reunião exibidos no painel Horários Recomendados não funcionar para a sua reunião, clique em Mostrar Mais no painel Horários Recomendados para mostrar os possíveis horários de reunião para os três dias subsequentes. Isso carrega outros três dias na grade do calendário, também.
Se você encontrar um horário que funcione com todos, exceto com você, poderá passar o cursor do mouse sobre o evento em conflito na grade de calendário para ver seus detalhes. Com base nessas informações, será possível decidir então se deve planejar a reunião atual e reagendar o evento em conflito para outro horário. Essa opção estará disponível apenas para coordenadores da reunião e para gerentes que tenham a opção de ver detalhes dos horários não disponíveis dos funcionários. O horário disponível selecionado é mostrado na caixa de diálogo, antes do painel Horários Recomendados.
Clique em OK para salvar o horário selecionado para o convite.

O que Fazer Depois

É possível fazer mudanças na lista de convidados no widget do planejador:

Incluir convidados individualmente. Na grade de calendário, clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar na lista de convidados e selecione Incluir Convidado. Na caixa de diálogo Incluir Convidado, selecione o tipo de convidado (necessário, opcional, sala ou recurso). Em seguida, clique no campo de endereço e selecione um endereço dos seus contatos clicando no botão ao lado do campo de endereço.
Remover convidados. Limpe a caixa de seleção de uma pessoa, sala ou recurso, ou clique com o botão direito do mouse no convidado, na sala ou no recurso e selecione Remover Convidado.
Também é possível excluir grupos. Por exemplo, para excluir todos os convidados opcionais, limpe a caixa de seleção próxima a Opcional.