Ao planejar reuniões, é possível verificar os planejamentos
de convidados, reservar salas e recursos, configurar reuniões online
e controlar as respostas dos convidados.
Procedimento
- Em seu calendário, clique em Novo. Se
necessário, selecione Reunião no campo Qual.
- Para Assunto, digite uma descrição curta
da reunião no campo.
Nota: Para
designar a reunião a uma categoria, clique em Categoria e
selecione uma ou mais categorias. Para incluir uma categoria, digite seu nome
e clique em Incluir.
- Para Obrigatório, especifique os convidados
principais digitando um ou mais endereços de email e nomes de grupos.
Nota: Para incluir convidados procurando por nomes em seus contatos, no diretório do Domino em seu servidor de correio ou em um catálogo de diretórios, clique em Requerido, selecione o diretório a ser procurado, digite um nome a ser procurado, clique em Procurar, selecione o nome a partir dos resultados da procura e clique em Requerido:>>.
Nota: Para incluir convidados opcionais, clique em Opcional.
Para notificar às outras pessoas sobre a reunião, clique em Para sua Informação.
Em seguida, para incluir convidados opcionais ou Para sua Informação, siga as instruções anteriores
para especificar ou procurar nomes de convidados.
- Especifique a data, horário de início e horário de encerramento.
Nota: Para verificar o horário livre dos convidados, clique em Localizar
Tempo Disponível. Use esta opção para selecionar a partir dos horários de
reunião recomendados ou procurar por horários em que todos os convidados obrigatórios ou todos
os convidados estão livres para atender.
Nota: Para selecionar
um fuso horário alternativo para o horário de início, horário de encerramento ou ambos, clique em Mostrar
Fusos Horários.
- Opcional: Execute quaisquer destes procedimentos:
- Para repetir a reunião, clique em Repetições e
especifique as configurações de repetição, como frequência e duração.
- Digite um local de reunião.
- Para reservar uma sala ou recurso (e as reservas são configuradas
para sua organização), clique em Salas ou Recursos.
- Para incluir informações de chamada de conferência no campo Local ou
no corpo do convite da reunião, clique em Número de Chamada.
Em seguida, para exibir as informações de chamada apenas no corpo do convite
da reunião, cancele a seleção da opção Incluir informações de chamada de conferência
no local.
Nota: O Número de Chamada
será exibida apenas se as informações de chamada de conferência estiverem especificadas em suas
preferências de reunião do calendário.
- Para incluir informações da reunião online no convite da reunião,
clique em Reunião Online e, se necessário, selecione
o serviço de reunião usado por sua organização e especifique os detalhes da
reunião online para o serviço.
- Para configurar um alarme para a reunião, selecione Lembrar-me
e selecione um horário de alarme.
- Para receber um aviso de cada convidado que responder, selecione Solicitar
Resposta.
Dica: Se estiver enviando um convite de reunião
para um número muito grande de convidados, considere cancelar a seleção de Solicitar
Resposta. Isso torna o convite da reunião um convite de
transmissão e, em vez de responderem, os convidados têm a opção de
incluir, ou não, a reunião em seus calendários.
Dica: Se
estiver preocupado com o volume de avisos de resposta em sua Caixa de Entrada mesmo quando
o número de convidados é menor, consulte a preferência de exibição da agenda Tipos
de avisos de reunião a serem mostrados em sua Caixa de Entrada e selecione
a opção Todos, exceto respostas. É possível, então,
controlar as respostas dos convidados de sua entrada de reunião por meio de sem exibir os avisos de resposta em sua Caixa de Entrada.
- Para incluir uma entrada de reunião para o convite em seu calendário,
mas manter o período de tempo em aberto em seu planejamento de horário livre, selecione Disponível no
campo Mostrar como.
- Para evitar que as pessoas que têm acesso ao seu calendário leiam a
entrada da reunião, selecione Marcar como Privado. As pessoas
que têm acesso para gerenciar seu calendário podem ver os horários, mas não
o conteúdo das entradas particulares.
- Especifique quaisquer informações da reunião, como uma agenda no corpo
do convite da reunião.
- Para incluir arquivos como apresentações para o convite de reunião, clique no título Anexos, clique no ícone Selecionar Arquivos depois do título e procure para selecionar um ou mais arquivos para anexar.
- Para especificar qualquer opção de entrega de mensagem padrão, clique em Opções de Entrega.
- Clique em uma das opções a seguir:
- Salvar e Enviar Convites para enviar o
convite e incluir uma entrada de reunião para o convite em seu calendário.
- Salvar como Rascunho para salvar seu trabalho no
convite para atualizar e enviar em um momento posterior.
